La fermeture commence avant le dernier jour
La clôture mensuelle n'est pas un bouton pour extraire une balance de vérification. Il s'agit de s'assurer que les opérations de la période sont enregistrées et revues, et que les écarts sont connus et expliqués. Lorsque les factures d'achat ou les rapprochements bancaires sont en retard, le rapport peut sembler mathématiquement précis mais ne reflète pas l'activité réelle. Créez un calendrier qui identifie qui est responsable de chaque examen et la date cible de réalisation.
Dans RedERP, les documents opérationnels sont liés aux comptes selon la configuration du système, mais la qualité du résultat dépend du plan comptable, des centres de coûts et de la politique d'approbation. Commencez à concevoir ces fondations avant de vous concentrer sur le format du rapport.
Liste de correspondance de base
Examinez les soldes des clients et des fournisseurs avec les documents ouverts, puis rapprochez la trésorerie, les banques et les stocks. Ne pas traiter les différences avec une entrée totale avant de connaître leur origine ; La raison peut être un document en double, un reçu non facturé ou un encaissement enregistré sur un compte incorrect.
- Assortir les coffres-forts à l’inventaire de trésorerie.
- Règlement bancaire, virements et commissions.
- Examinez le vieillissement de la dette et les paiements non alloués.
- Vérifier les reçus d'inventaire, les factures et les retours.
Exemple : Reçu sans facture
L'entrepôt a reçu les matériaux le 29, tandis que la facture du fournisseur est arrivée le 3 du mois suivant. Le système doit refléter les deux événements conformément à la politique comptable approuvée, et ne pas retarder la présence de l'inventaire ni dupliquer la dépense. Discutez du traitement de la régularisation et de la clôture avec votre comptable, puis testez-les avec des exemples de documents.
Rapports à la direction, pas de chiffres sans explication
Fournissez un compte de résultat, un budget et des flux de trésorerie, expliquant les différences les plus significatives par rapport au mois précédent. Reliez les écarts au centre de coûts, à la succursale ou au projet, et précisez l'action requise : encaissement tardif, faible marge, stock stagnant ou dépense récurrente.
Avant d'approuver la clôture, examinez les pouvoirs, la période comptable et les procédures de correction. La consultation gratuite de RedERP aide votre équipe à choisir la bonne configuration standard ; La mise en œuvre de modifications spéciales ou de formations supplémentaires est spécifiée dans un périmètre distinct.
