Die Schließung beginnt vor dem letzten Tag
Der Monatsabschluss ist keine Schaltfläche zum Extrahieren eines Probesaldos. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Periodenvorgänge aufgezeichnet und überprüft werden und dass Abweichungen bekannt und erklärt werden. Wenn Einkaufsrechnungen oder Bankabstimmungen verspätet sind, erscheint der Bericht möglicherweise mathematisch korrekt, spiegelt jedoch nicht die tatsächliche Aktivität wider. Erstellen Sie einen Kalender, der angibt, wer für jede Überprüfung verantwortlich ist, und das Zieldatum für den Abschluss festlegt.
In RedERP werden Betriebsdokumente entsprechend der Systemeinrichtung mit Konten verknüpft, die Qualität des Ergebnisses hängt jedoch vom Kontenplan, den Kostenstellen und der Genehmigungsrichtlinie ab. Beginnen Sie mit der Gestaltung dieser Grundlagen, bevor Sie sich auf das Format des Berichts konzentrieren.
Grundlegende Übereinstimmungsliste
Überprüfen Sie die Salden von Kunden und Lieferanten anhand offener Dokumente und gleichen Sie dann Bargeld, Banken und Lagerbestände ab. Behandeln Sie Differenzen nicht mit einem Gesamteintrag, bevor Sie deren Ursprung kennen. Der Grund kann ein doppeltes Dokument, eine nicht in Rechnung gestellte Quittung oder ein auf einem falschen Konto erfasster Einzug sein.
- Passende Tresore zum Bargeldbestand.
- Bankabwicklung, Überweisungen und Provisionen.
- Überprüfen Sie die Schuldenalterung und nicht zugewiesene Zahlungen.
- Überprüfen Sie Lagerbelege, Rechnungen und Retouren.
Beispiel: Quittung ohne Rechnung
Das Lager erhielt Materialien am 29., während die Rechnung des Lieferanten am 3. des Folgemonats eintraf. Das System muss die beiden Ereignisse in Übereinstimmung mit der genehmigten Rechnungslegungsrichtlinie widerspiegeln und darf das Vorhandensein von Lagerbeständen nicht hinauszögern oder die Ausgaben verdoppeln. Besprechen Sie die Abgrenzungs- und Cut-off-Verarbeitung mit Ihrem Buchhalter und testen Sie sie anschließend anhand von Musterdokumenten.
Berichte an das Management, keine Zahlen ohne Erklärung
Geben Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung, ein Budget und einen Cashflow an und erläutern Sie die wichtigsten Unterschiede zum Vormonat. Verknüpfen Sie die Abweichungen mit der Kostenstelle, der Filiale oder dem Projekt und geben Sie die erforderliche Aktion an: verspätete Erfassung, schlechte Marge, stagnierender Lagerbestand oder wiederkehrende Kosten.
Überprüfen Sie vor der Genehmigung des Abschlusses die Befugnisse, den Abrechnungszeitraum und die Korrekturverfahren. Die kostenlose RedERP-Beratung hilft Ihrem Team bei der Auswahl des richtigen Standard-Setups. Die Durchführung spezieller Modifikationen oder zusätzlicher Schulungen wird in einem gesonderten Leistungsumfang geregelt.
